THAICONTRACTORS BLOG » คุยกับชาติชาย สไตล์ช่าง

เทคโนโลยีการบริหารโครงการระดับองค์กร  (Enterprise Project Management)

            สำหรับองค์กรภาคเอกชนขนาดกลางและใหญ่ จำเป็นที่จะต้องวางแผนงบประมาณประจำปีไว้ล่วงหน้า โดยตั้งเป้าหมาย รายได้ ต้นทุน ค่าใช้จ่าย และกำไรที่จะได้รับ โดยผู้บริหารระดับสูงจะมีหน้าที่ที่จะบริหารองค์กรให้สามารถทำงานได้ตามแผนนั้น  หน่วยงานราชการเองก็จำเป็นจะต้องดำเนินการให้ลุล่วงตามภาระกิจหลักของหน่วยงาน โดยกำหนดเป็นแผนงานโครงการซึ่งถือเอางบประมาณโครงการเป็นหลัก ซึ่งการบริหารทั้งภาครัฐและเอกชนต่างก็ล้วนต้องใช้ความรู้ด้านการบริหารโครงการระดับองค์กร (Enterprise Project Management) เป็นแกนหลัก (Core) ในการบริหารองค์กรของตน ซึ่งการที่จะทำงานให้ประสบผลสำเร็จนั้นจำเป็นจะต้องส่วนประกอบ 3 ส่วนคือ ประสบการณ์ (Experience) ความรู้ (Knowledge) และ เครื่องมือ (Tools) เช่น ซอฟท์แวร์ เป็นต้น

            ซึ่งหากทำงานซ้ำๆกันนานๆ ด้วยความตั้งใจจะทำให้เกิดประสบการณ์ ความรู้ที่เกิดจากการสะสมประสบการณ์อย่างเป็นระบบจะก่อให้เกิดเป็นความรู้ และมีความรู้ไปสร้างระบบหรือใช้ซอฟท์แวร์ให้เป็นเครื่องมือในการทำงาน ก็จะก่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด แต่ปัญหาจะอยู่ที่ความรู้ที่เราเรียนหรือทำงานนั้นเป็นความรู้ที่ล้าสมัย เพราะความรู้นั้นมีการพัฒนาการในเชิงบูรณาการณ์ทุกศาสตร์ในทุกขบวนการทำงานบริหารโครงการ คือ ขบวนการเริ่มต้น ขบวนการวางแผนงาน ขบวนการดำเนินงาน ขบวนการควบคุม และขบวนการประเมินผลงาน ซึ่งการแยกทำเป็นส่วนๆ หรือเป็นแผนกๆ จะทำให้ไม่สามารถบริหารโครงการให้เกิดประสิทธิภาพได้เลย เพราะข้อมูลจะถูกกระจายไปเป็นก้อนๆ  ทำให้ผู้ที่เกี่ยวข้องหรือผู้ปฎิบัติการไม่สามารถได้ข้อมูล ตลอดจนผู้บริหารระดับสูงไม่สามารถมองภาพรวมขององค์กรได้ตามที่เป็นจริงในขณะนั้นได้ ซอฟท์แวร์จึงกลายเป็นเครื่องมือที่จำเป็นที่สุดในการบริหารองค์กรเพื่อให้บรรลุป้าหมายได้

            โปรแกรม Primavera Project Management (P6) เป็นซอฟท์แวร์สมัยใหม่ที่จะช่วยให้ผู้บริหารสามารถบริหารแผนงบประมาณประจำปีให้สำเร็จตามวัตถุประสงค์ได้ง่าย ซึ่งแตกต่างจากโปรแกรมวางแผนงานทั่วไป(Scheduling) ที่ออกแบบให้ทำงานครั้งละโครงการในเวลาเดียวกัน  โดย P6 พัฒนามาให้สามารถบริหารโครงการทุกโครงการทั้งองค์กรในเวลาเดียวกัน  ซึ่งทำให้ทราบถึงรายละเอียดระดับบุคคลในแต่ละแผนก ในทุกแผนกทุกฝ่าย รวมจนถึงการบริหารค่าใช้จ่าย และไม่ไช่แค่การกำหนดปริมาณงานที่แบบมูลค่างานที่ทำ (Earn Value) โดยถั่วเฉลี่ยเพียงอย่างเดียว แต่สามารภกำหนดรายรับในแต่ละช่วงเวลาได้ ทำให้สามารถแสดงค่าทางการเงินได้ เช่น NPV,IRR เป็นต้น สามารถทำงานผ่านอินเตอร์เน็ตได้ โดยเฉพาะองค์กรที่มีสำนักงานหลายสาขา ต้องการการประสานงาน ปรับปรุงข้อมูลพร้อมๆกัน ซึ่งกำหนดค่าความปลอดภัย (Security) แต่ละบุคคลได้ ว่าแต่ละคนสามารถทำอะไรกับข้อมูลในแต่ละโครงการได้บ้าง เช่น สามารถเห็นแต่แก้ไขข้อมูลเองไม่ได้ เป็นต้น 

            โปรแกรม P6 นี้  สามารถกำหนดโครงสร้างองค์กรให้ย่อยเป็นแผนก เป็นฝ่าย ได้ตามต้องการ เรียกว่า EPS (Enterprise Project Structure) โดยแต่ละหน่วยงานย่อยสุด จึงสร้างเป็นโครงการ ซึ่งทำได้ไม่จำกัดจำนวนโครงการ (Unlimited Projects) โดยแต่ละโครงการนั้นสามารถสร้างกิจกรรมได้ไม่จำกัดจำนวน (Unlimited Activities) และกำหนดให้ทีมงานเข้ามารับผิดชอบได้ตามผังองค์กร (Organization Chart) ซึ่งเรียกว่า OBS-Organization Breakdown Structure แต่ละสามารถวางโครงสร้างข้อมูลเป็นแบบ WBS ( Work Breakdown Structure) ทำให้ผู้ใช้สามารถจัดเรียงข้อมูลในรูปแบบต่างๆได้ โดยยังซ้อนข้อมูลไปเรื่อยๆได้ เช่นโครงการลุ่มน้ำ แล้วเรียงข้อมูลย่อยเป็น หน่วยงานที่รับผิดชอบ แล้วลงไปอีกเป็นจังหวัด แล้วเรียงลงไปอีกเป็นงานที่ล่าช้าเกินกว่า 2 เดือน เป็นต้น  โดยหากต้องการจัดลำดับหรือเนื้อหาข้อมูลใหม่ก็สามารถทำได้ทันที โดยไม่ยุ่งยาก  ผู้ใช้งานแต่ละคนสามารถกำหนดหน้าจอของตนเองได้ว่าต้องการเห็นข้อมูลอะไร ทำให้เข้าถึงข้อมูลได้ทันทีที่เข้าระบบ  ซึ่งผู้ใช้งานสามารถสร้างและออกแบบรายงาน(Report) ได้ตามต้องการ และสรุปเป็นกระดาษแผ่นเดียวได้ ซึ่งสะดวก รวดเร็ว และแม่นยำกว่าการทำด้วยมือ

            ถ้าหากตอนนี้มีคนมาถามคุณว่า คุณมีเครื่องมืออะไรที่จะช่วยให้บริหารองค์กร อย่าบอกนะครับว่า ท่านบริหารองค์กรยอดขายต่อปีหลายร้อยหลายพันล้านบาท โดยไม่มีเครื่องมืออะไรเลยช่วยในการบริหารโครงการนอกจากกระดาษ และปากกา!